PERSONDATA FORORDNING GDPR

Fortroligheds Politik for Alle Selskaber under Nextsystem Holding, herunder

Nextsystem Holding ApS

Nextsystem A/S

Nextinvest Aps

Everdrup den 11 Oktober 2024 , revision 2.



Den Data Ansvarlige

For alle virksomheder er Jan Kaspersen den Data ansvarlige

kasper@nextsystem.dk, +45 70 205 300, Flintemosevej 4B, Everdrup, 4733 Tappernøje Danmark

Hvilke Person Oplysninger gemmes.

Dit Navn, din stilling, din e-mail adresse, dine telefonnumre, fakturerings samt leveringsadresser.

Vi indsamler IKKE oplysninger om fødselsdage, CPR numre, race, religion, seksuel orientering eller politisk overbevisning, familieforhold, børn, etnisk oprindelse, civilstand mv., vi indsamler heller ikke og lagrer ikke dine holdninger, medmindre det har direkte forbindelse relation mellem et produkt leveret af os og leverance til dig eller din arbejdsplads, eller din kunde.

Vi indsamler de oplysninger vi har brug for at fuldføre ordrer, udlån samt i support øjemed. Ligeledes indsamler vi oplysninger i forbindelse med markedsføring i offentligt tilgængelig databaser samt linked-in og andre sociale medier, samt leverandører.

VI kan sammenkæde dine person oplysninger til en eller flere virksomheder som du arbejder i, eller har arbejdet i.

Hvornår giver vi oplysninger videre til tredje part? Herunder begrebet ”overlader” samt ”modtager”

Vi videregiver kun oplysninger til andre virksomheder/myndigheder i forbindelse med følgende formål

  • Support sager hvor både leverandører og andre kunder kan få din kontakt information
  • Fuldførelser af ordrer/udlån, med levering fra vores leverandør med direkte levering til dig
  • Vores til enhver tid gældende transportør/fragt leverandør
  • Etablering af kontakt direkte mellem vores leverandør og dig
  • Formidling af reference besøg, kundecases på vores website, video cases
  • Informationer som er nødvendige for speciel bid priser
  • Informationer som medvirker til fortsat og fremtid forventet salg. (forcasts)
  • Vi kan nævne dit navn & virksomhed i en telefonsamtale eller kundemøde.
  • Til Offentlige myndigheder, med hjemmel i loven, ved retskrav eller ved dom.
  • Til advokat ved eventuelle retslige tvister, eller kontraktforhandlinger.
  • Til Inkasso, kreditvurdering selskaber, factoring og tilsvarende
  • Til samarbejdspartnere med det mål at levere at samlet eller korordineret løsning

Vores revision samt medarbejdere har adgang til alle oplysninger

Vores eksterne bogholderi har alene adgang til vores økonomisystem

Hvor opbevarer vi dine informationer?

Grundet http://logningsdirektivet.dk/ logger vi informationer krævet af lokal lovgivning

Vores mailgateway opbevarer: tidspunkt, fra/til mailadresse, emne, størrelse af alle mails i 1 år, MEN ikke indholdet

Vores telefon system logger, telefonnummer ringet til eller fra, tidspunkt, samtalens længde i op til 1 år, telefonsystemer gemmer også talebeskeder, såfremt du har efterladt en sådan på telefon svarer, disse slettes jævnligt og løbende

Vores mobil telefoner, gemmer opkald, telefon nummer tidspunkt, samtalens længde, ligeledes kan vi gemme dine kontakt info på vores telefoner, for nemmere kommunikation. Telefon svarer beskeder slettes jævnlig og løbende.

Vi bruger skype, whatsapp, teamviever samt andre teknologier for at kommunikere med dig eller hjælpe dig i support øjemed, her kan din mail og dit navn fremgå, og evt. din IP-adresse, mange af disse services har deres egen GDPR strategi, som du bør undersøge inden du bruger dem.

Vores Webserver gemmer browser type, IP-adresser, tidspunkt og de dokumenter som er hentet, vi bruger ikke cookies og vi vil derfor ikke indsamle(lagre) oplysninger på dig. Vi benytter dog google analytics i den udstrækning det kan lade sig gøre uden brug af egne cookies. Samme gøres gældende for vores FTP server

Vores webserver gemmer også dit navn og e-mail adresse, hvis du abonnerer på nyhedsbrev, vi sender kun e-mail til abonnenter som har ”double-opted-in”, dvs. Afgivet oplysninger på hjemmesiden, og derefter bekræftet på mail, samt fået besked om hvordan de kan slette deres abonnement igen.

Diagnostics filer fra elux/Scout: når du sender os Diagnostics filer under support, kan vi se logfiler om din gøren og laden siden terminalen blev startet. Dette kan være browser logs, bogmærker, servere du har været logget på, dine USB enheder, din skærm, serienumre mv. Disse logfiler kan sende videre til vores software leverandør for at udbedre fejl eller for bare fejlfinding i din installation. Vi opbevarer disse data vores e-mail support kald

Scout as a service:

Scout as a service er et kommende produkt, hvor vi kan indsamle mange data om din terminal og hvad du laver på den, såfremt du ønsker fuld support med Scout as a service, skal du underskrive en separat erklæring på din virksomhedes vegne, og underrette dine medarbejdere om dette forhold. Vi opbevarer disse data på Scout serverne, samt i vores e-mail support kald

Vi lagrer desuden dine kontakt informationer i vores CRM system, i vores ”SharePoint”(Alfresco), vi vores økonomisystem, i Excel ark på vores filserver, samt vores mailserver

Vi opbevarer e-mail korrespondance i mindst 10 år og max 15år regnet fra sidste registrerede aktivitet. Dette gør vi fordi det ikke er usædvanligt at vores produkter holder i 10 år, og kunde vender tilbage med spørgsmål, efter en opgradering. Dette gør vi også for at kunne dokumentere hvad vi har lovet dig i forbindelse med dit køb.

Service-udøvere

Vi kan ansætte tredjepartsfirmaer og enkeltpersoner til at lette vores Service (“Service Providers”), for at yde Tjenesten på vores vegne, at udføre Service-relaterede tjenester eller at hjælpe os med at analysere, hvordan vores Service bruges.

Disse tredjeparter har kun adgang til dine personlige data til at udføre disse opgaver på vores vegne og er forpligtede til ikke at offentliggøre eller bruge det til andre formål.

Links til andre websteder

Vores Service kan indeholde links til andre websteder, der ikke drives af os. Hvis du klikker på et tredjeparts link, vil du blive henvist til den tredjeparts websted. Vi anbefaler kraftigt, at du gennemgår privatlivspolitikken for hvert websted, du besøger.

Vi har ingen kontrol over og påtager os intet ansvar for indholdet, privatlivspolitikken eller praksis for tredjepartswebsteder eller tjenester.

Børns privatliv

Vores Service henvender sig ikke til nogen under 15 år (“Børn”).

Vi indsamler ikke bevidst personligt identificerbare oplysninger fra alle under 15 år. Hvis du er forælder eller værge, og du er klar over, at dine børn har givet os personlige oplysninger, bedes du kontakte os. Hvis vi bliver opmærksomme på, at vi har indsamlet Personlige Data fra børn uden verifikation af forældres samtykke, tager vi skridt til at fjerne disse oplysninger fra vores servere.

Dine rettigheder.

Du har alle rettigheder som beskrevet i ”persondata forordningen” til at få verificeret dine oplysninger, til at slette dig fra nyhedsbrevet, og blive slettet i vores systemer som ovenfor beskrevet, men mindre lokal lovgivning foreskriver andet eller at du har afgivet juridisk bindende aftaler får vegne af den virksomhed du har Arbejdet for. Alle selskaber vil overholde ”persondata forordningen” som foreskrevet med rettigheder og forpligtigelser i henhold til den gældende lovgivning

Specifikt skal følgende nævnes. Du kan bede om

  • At modtage en kopi af de personlige data vi har om dig
  • At vi retter personlige oplysninger om dig, der er unøjagtige
  • At anmode om sletning af personlige data om dig
  • At anmode om, at vi ophører med at behandle dine personlige oplysninger og / eller for at stoppe med at sende dig marketingkommunikation
  • At anmode om, at vi begrænser behandlingen af ​​dine personlige oplysninger under visse omstændigheder (for eksempel, hvor du mener, at de personlige oplysninger, vi holder af om dig, ikke er nøjagtige eller lovligt holdes)
  • Du har ret til data for de oplysninger, du giver os. Du kan anmode om at få en kopi af dine personlige data i et almindeligt elektronisk format, så du kan styre og flytte den.

Bemærk venligst, at vi måske beder dig om at bekræfte din identitet, før vi svarer på sådanne anmodninger

Ændringer i denne privatlivspolitik

Vi kan opdatere vores privatlivspolitik fra tid til anden. Vi meddeler dig eventuelle ændringer ved at opdatere den nye privatlivspolitik på denne side.

Klage muligheder

Du skal klage til den dataansvarlige for virksomheden hvis du mener vi ikke overholder vores forpligtigelser. Hvis du ikke er enig i det svar du får, er den næste instans www.datatilsynet.dk